语言文字工作档案资料格式要求

语言文字工作档案资料格式要求

一、关于纸张类型和页面设置
    （一）纸张类型
    1．全部采用国际标准A4型纸张。
    2．本部门本单位制定出台的规范性文件、工作制度、规定或要求，以及通知、规划、工作方案、工作要点、工作计划和工作总结，还有情况汇报、自评报告、调研报告等，全部要用本部门或本单位的公文纸张。
    一般来说，请示类的文件需用公文纸张打印，其他的文件用版头署本部门、本单位全称的便笺纸打印。
    领导讲话稿不用公文纸张或便笺纸打印，直接用A4型纸张打印。
    （二）页面设置
    1.页边距：上：37毫米，下35毫米，左28毫米，右26毫米，特定情况可作适当调整。
    2．距边界：页眉28毫米，页脚28毫米。
    3.正文行距：固定值26—28磅，特定情况可作适当调整。
    4.打印：用双面打印。
    5.装订：全部左侧装订，不掉页，骑马订或平订的公文应当：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。
    二、关于文件格式

　  红头文件的文号、标题、正文的格式要求按《党政机关公文格式国家标准》的规定执行：
　　1.文号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。文号由发文机关的简称+六角括号“〔〕”括入年份、发文顺序号组成；年份应标全称,发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如:循教〔2018〕2号等（六角括号在“插入”→右上角“符号”→“更多”→“标点符号”→找见后〔〕点击确定）
   （一）标题格式
    1.主标题的字号和字体：全部用二号（方正小标宋简体），分一行或多行居中排布，多行标题的行距为35磅，标题回行时要注意词语完整，不能出现断词，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
    2.副标题的字号和字体：全部用小二号方正小标宋简体，标题前加破折号。
    3.标题内容：单位名称+文件内容+文种。如“循化县教育局语言文字工作制度”“循化县语委办关于印发2017年语言文字工作要点的通知”。
    （二）正文格式
    1.标题与正文空一行。
    2.文中结构层次序数（各级小标题顺序）：
    正文一级标题：用“一、”，黑体三号字。作为单独标题时，文句最后不加标点符号；
    正文二级标题：用“（一）”，三号字（仿宋 GB2312）。作为单独标题时，文句最后不加标点符号；
    正文三级标题：用“1.”（阿拉伯数字后用的是实心圆点）,三号字（仿宋GB2312）。一般应单独成段，不能在同一自然段内出现“1.XXXXX；2.XXXXXX；3.XXXXX；……”的文段结构。
    正文四级标题：用“（1）”，用三号字（仿宋GB2312）。可安排在同一自然段内，也可单独成段，只要保持上下一致就行。
    3.正文：三号字（仿宋GB2312）。
    4.过段排版：每一自然段，一旦过段时，不管文句长短，首行均需缩进2字。
    （三）落款格式
    1.落款单位和时间：署在正文下（如有附件在附件下）空两行或三行位置（成文日期右边空4个中文字，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名）。
    2.落款单位：单位名称要署全称。
    3.落款时间：2013年1月1日以后的所有档案文件，统一用小写的阿拉伯数字，如“2013年1月1日”。月、日不编虚位（即“1月1日”不编为“01月01日”）。
    4.盖章：除领导讲话稿外，所有档案文件都要对应加盖单位的公章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
    （四）附件格式
    1.正文下空一行，左边空2中文字编排。
    2.附件名称用全称，名称后不加标点符号。特别是转发文时，附件不能加书名号。
    3.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1.XXXXXX”，且“1.”“2.”“3.”上下要对齐。
    4.附件名称较长需回行时，应当与上一行的附件名称的首字对齐。
    5.附件不加落款，不盖章，装订时应与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版             

心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
    （五）页码格式
    一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
   三、关于领导讲话稿
    （一）不用公文纸张或便笺纸。
    （二）不落款，不盖章。
    （三）格式为：
    主标题（二号方正小标宋简体）
   —副标题（小二号方正小标宋简体）
    领导职务（空两格）领导姓名

     （2017年11月2日）